在职位说明书编写工作中，为什么会出现这样的误区？长春众森管理咨询公司认为，会出现这样或那样的问题的主原因主要以下几点：
1.为编写而编写
目前，在一些企业中，由于管理流程的不规范，或管理者本身的行为不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、出现问题互相推诿等管理问题，不少企业只关注职位说明书的结果或形式，使得职位说明书成为现实工作流程的再现。企业职位说明书编写工作的开展，应该侧重于工作分析的过程，把职位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。
2.缺乏专业技术或培训
职位说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏职位说明书编写的专业技能或培训，所以也存在描述不规范，用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上，它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述，因此，应准确、清晰地界定岗位任职人应承担的责任，所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的职位说明书在描述用语的选择上，笼统地使“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述过小或者过大。标准的岗位职责描述格式：动词+宾语+结果。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。
3.宣传不到位
职位说明书的编写应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。编写职位说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等，所以，在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是不少企业或各级管理者把该项工作作为"作业"来应付，并没有与员工充分交流，任职人的"反馈"或"确认"环节，所以作用不大；有的由于宣传不到位、员工不知道职位说明书的作用，有些员工误认为职位说明书的编写就是“定岗、定编”这对员工显然是一种威胁，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使职位说明书变成可有可无的摆设。
4.编写工作定位不明晰
不少企业把编写职位说明书的工作定位于优化企业的工作流程，解决多头领导现象、改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择：是对企业各个岗位工作现状的描述还是对目标状态的描述，“是什么”和“应该是什么”的问题。若选择后者"应该是什么"，则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致抵制的阻力。在这种情况下，企业又转向了“是什么”，只对岗位工作现状进行描述，失去了职位说明书编写的意义。 因此，职位说明书编写工作必须定位明晰，即是对岗位目标状态的描述，并得到管理者高层的认同和支持。
5.职位说明书的管理不及时
随着企业经营环境的变化和企业的发展，企业中工作业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位工作内容与要求也会不断地发生变化。一般而言，职位说明书应不断修改，修改的频率应根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时修订职位说明书。然而，一些企业的职位说明书并没有随着企业的发展而变化，使得原有岗位的说明书在新形式下已失去价值，职位说明书的规范和指导作用也难以发挥。
因此，职位说明书的编写工作应该首先得到管理高层的认可，取得高层对岗位职责“变革”的理解和支持。在员工的积极参与和配合下，逐步分层实施。根据企业发展战略调整组织结构，根据组织结构确定部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现即“人人有事做，事事有人做”。根据任务量和工作的要求，将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。企业编写出规范的职位说明书后，人力资源部应建立职位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。
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