流程可视为组织分工。此处的“分工”,和企业的部门职责说明文件有什么联系和区别呢?简单说,部门职责说明文件所描述的职责是静态的、大致的、归总的、粗放的,而流程中以 活动形式体现的职责是动态的、具体的、细分的、细致的。虽然前者自有其用处(如用来组织定位、HR相关事项),但从执行的角度,后者才是“真职责”。
长春众森管理咨询公司常见这样一个情况,即从部门职责说明文件层面来看,两个不同部门之间的职责区分貌似比较明确,但实际业务跑起来后,却发现跨部门扯不清的情况还是很多,职责好像不那么清楚了。
比如,企业中财务部和采购部的职责区分好像蛮清晰的,但在实际业务运作中,就可能碰到这种情况:
采购部说,应该按照我们给供应商的承诺按时给供应商付款,因为财务没有及时付款,现在供应商不给我们发货了;财务说,你们承诺的付款日期应该集中在每个月下旬,要知道我们只有收到客户的货款才有钱付给供应商,现在客户的货款还没有到账,怎么付款给供应商?
再如,客户要定制一款新产品,销售部门承诺7天把样品送到,然后把需求给到研发部门。
研发部门说,7天怎么可能研发出来?你们没脑子啊,做出承诺要经我们确认啊;销售部门说,老板说过一切以客户需求为导向,你们加班赶一赶吧。
又如,研发部原型机设计出来后,采购BOM清单发给了采购部;采购部看完后说,这个X器件供应商已经要停产了,你们怎么能选这个?如此等等。
出现此类状况,很多人认为是当事人执行的问题,但我们认为首先应该从流程上找问题。
除了明显是执行人失误了,更多的情况是流程中对跨角色活动的接口没有理清。接口本身就属于分工内容,流程中相邻角色的分工要求应该明确,使衔接时能做到凸凹有序、恰到好处。
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