始于2005 立足吉林 服务东北
 
 
  经典案例
 
长春企业职位说明书编写误区面面观
时间:2012-09-01 浏览次数:1663
 

在职位说明书编写工作中,为什么会出现这样的误区?长春众森管理咨询公司认为,会出现这样或那样的问题的主原因主要以下几点:
1.为编写而编写
目前,在一些企业中,由于管理流程的不规范,或管理者本身的行为不规范等问题,使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、出现问题互相推诿等管理问题,不少企业只关注职位说明书的结果或形式,使得职位说明书成为现实工作流程的再现。企业职位说明书编写工作的开展,应该侧重于工作分析的过程,把职位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点,或者说是一次业务流程的重组,从而明确各岗位的职责与权限,规范工作流程,以实现科学管理的目的。
2.缺乏专业技术或培训
职位说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏职位说明书编写的专业技能或培训,所以也存在描述不规范,用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上,它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述,因此,应准确、清晰地界定岗位任职人应承担的责任,所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的职位说明书在描述用语的选择上,笼统地使“负责、管理”等词语,导致岗位职责的描述过小或者过大。标准的岗位职责描述格式:动词+宾语+结果。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表;宾语表示该项任务的对象,即工作任务的内容,结果表示通过此项工作完成要实现的目标,可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。
3.宣传不到位
职位说明书的编写应是一个由上而下的过程,涉及到企业各个层面。编写职位说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等,所以,在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是不少企业或各级管理者把该项工作作为"作业"来应付,并没有与员工充分交流,任职人的"反馈"或"确认"环节,所以作用不大;有的由于宣传不到位、员工不知道职位说明书的作用,有些员工误认为职位说明书的编写就是“定岗、定编”这对员工显然是一种威胁,由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况,使职位说明书变成可有可无的摆设。
4.编写工作定位不明晰
不少企业把编写职位说明书的工作定位于优化企业的工作流程,解决多头领导现象、改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择:是对企业各个岗位工作现状的描述还是对目标状态的描述,“是什么”和“应该是什么”的问题。若选择后者"应该是什么",则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整,这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动,可能招致抵制的阻力。在这种情况下,企业又转向了“是什么”,只对岗位工作现状进行描述,失去了职位说明书编写的意义。 因此,职位说明书编写工作必须定位明晰,即是对岗位目标状态的描述,并得到管理者高层的认同和支持。
5.职位说明书的管理不及时
随着企业经营环境的变化和企业的发展,企业中工作业务流程也在不断变化,由此部门职责及岗位工作内容与要求也会不断地发生变化。一般而言,职位说明书应不断修改,修改的频率应根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时,企业应及时修订职位说明书。然而,一些企业的职位说明书并没有随着企业的发展而变化,使得原有岗位的说明书在新形式下已失去价值,职位说明书的规范和指导作用也难以发挥。
因此,职位说明书的编写工作应该首先得到管理高层的认可,取得高层对岗位职责“变革”的理解和支持。在员工的积极参与和配合下,逐步分层实施。根据企业发展战略调整组织结构,根据组织结构确定部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解,部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现即“人人有事做,事事有人做”。根据任务量和工作的要求,将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位,确定部门的岗位设置和人员安排,并明确部门内各岗位的岗位职责。企业编写出规范的职位说明书后,人力资源部应建立职位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。
 

上一篇: 吉林企业管理顾问看工作设计的连续性
下一篇: 长春管理咨询公司看招聘渠道的选择
版权所有:长春众森中小企业管理咨询(培训)网 免费咨询电话:0431-81131829 辽ICP备07013591号-4 辽公网安备21010302000228号

关闭

关闭